Una factura es un documento legal que se emite con el objetivo de recibir los honorarios por los servicios prestados o las ventas realizadas; y que normalmente se cobran en efectivo o por transferencia bancaria, pero también es posible liquidar mediante cheque o domiciliación bancaria.
En el documento tiene que aparecer una serie de datos, aunque cada país establece unos requisitos a la hora de emitir una factura. No será lo mismo una factura electrónica en Costa Rica que en España: los más habituales te los resumimos a continuación.
Información habitual en una factura
Datos del cliente y del proveedor
El emisor de la factura es quién recibirá el cobro. Cuantos más datos se aporten mejor, pero como mínimo es obligatorio el nombre, los apellidos, la dirección fiscal y el documento de identidad. También deben aparecer los mismos datos del proveedor, excepto cuando es una factura simplificada que solo aparecerán los datos del cliente, que será necesario especificar si es una persona física o jurídica.
Base imponible
La base imponible es la cantidad que tendríamos que pagar antes de impuestos y retenciones tras aplicarle los impuestos según el país en el que nos encontremos y aplicar las retenciones. Si las hay, nos dará como resultado el importe a pagar.
Impuestos
Normalmente, en la mayoría de lugares existe el Impuesto del Valor Añadido (IVA), que grava un porcentaje del valor del bien. Ese tipo impositivo tenemos que añadirlo a la factura y el resultado será la cuota. Una misma factura puede contener diferentes bases imponibles y tipos impositivos.
Retenciones
Si existe algún tipo de retención, es obligatorio indicar el motivo, el porcentaje a aplicar y si se produce en la base imponible o en el importe de la factura. De esta manera, una retención por Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se realizará directamente a la base imponible y, por ejemplo, una retención por garantía se le aplicará al importe.
Fecha de operación y forma de pago
La fecha en la que se produce la operación será el mismo día en el que se produzca la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. Si reclamas un pago, contará desde ese día hasta el día en el que se produce la solicitud de ingreso. Legalmente será también esta fecha la que cuente si se produce un impago para calcular los intereses de demora.
La forma de pago es muy recomendable pero no es obligatoria. Si se añade como forma de pago en efectivo, no es necesario guardar el recibo como justificante y únicamente con presentar la factura como pagada evitará futuras reclamaciones.
Firma del emisor
Será quien emite la factura la persona encargada de firmarla. Si es una sociedad, también será necesario aplicar el sello corporativo. No obstante, cada vez se utiliza más la factura electrónica que irá firmada mediante certificado digital emitido por la autoridad competente, y no podemos confundirla con una copia escaneada de la factura original, ya que de esta última se pueden emitir todos los duplicados que consideremos oportuno; pero factura electrónica solo existe una.
Revisa bien los datos antes de recibir o emitir una factura electrónica o digital, ya que puedes tener problemas con la autoridad competente de tu zona o con el propio cliente o proveedor a la hora de reclamar el pago o solicitar la garantía del producto o servicio recibido.
